FT2-Gestion de l’information

• Définir l’objectif de la collecte de données ainsi que la méthode de collecte appropriée ;
• Concevoir et créer des formulaires de collecte des données ;
• Définir et personnaliser un système de gestion des données (comment effectuer le traitement et l’analyse des données et des informations pour produire une quantité suffisante de preuves).

Il est impératif de s’accorder sur les politiques de collecte et de saisie des données, par exemple :

• Collecte de données ventilées par sexe, âge et handicap (SADDD) ;
• Uniformité et standardisation du processus de collecte des données ;
• Inventaire des sources d’information (classification et fiabilité des sources) ;
• Processus de gestion de la qualité de la collecte de données (formulaires standardisés, zones de saisie des données et rapprochement des données, processus de validation) ;
• Définir les méthodologies et les critères pertinents pour assurer la cohérence et la fiabilité des données (validation et vérification), l’exhaustivité et les liens vers des informations existantes.

L’objectif principal est de réduire la subjectivité et d’augmenter la cohérence de l’information produite. HI doit s’assurer que les politiques et les normes d’analyse incluent :

• Les définitions techniques de termes clés comme « victime » (directe ou indirecte), « zone déclassée, restituée, dépolluée, etc. » ;
• Des méthodologies avec des critères pertinents pour identifier des tendances, basées sur des indicateurs établis ;
• Des méthodologies avec des critères pertinents pour gérer l’information de mauvaise qualité (doublons, incomplète, périmée, non primaire) ;
• Des politiques et méthodologies pour croiser l’information en provenance d’acteurs et les sources clés ;
• Des méthodologies impliquant les acteurs clés dans le processus d’analyse de l’information, afin de tirer avantage de leur expérience et de leur interprétation personnelle.

HI doit s’assurer que les politiques et les normes de reporting et de production de rapports incluent :

• Des méthodologies pour regrouper et structurer les données en utilisant des rapports statistiques résumés et des cartes ;
• Des méthodologies sur les processus de partage de l’information et les moyens de communication et de reporting (type d’information, formats de diffusion, fréquences), en s’assurant qu’ils soient conformes aux normes nationales.

Les parties prenantes doivent pouvoir accéder facilement à l’information. Les principales considérations lors de la planification de la diffusion de l’information sont :

• Qui : À quelles parties prenantes les informations vont-elles être distribuées ?
• Quoi : Quel type d’information chaque partie prenante recevra-t-elle ?
• Comment : Comment l’information sera-t-elle présentée et ventilée (SADDD, résumé, statistiques, cartes, etc.) ?
• Quand : Quelle sera la fréquence du partage de l’information (annuelle, trimestrielle, mensuelle, hebdomadaire) ?

Chaque utilisateur/partie prenante doit avoir en tête avec qui partager l’information :

• Pertinence : Information basée sur des preuves, niveau de détail et spécificités en fonction des besoins des parties prenantes ;
• Sécurité : Politiques de protection des données de HI et des acteurs impliqués ;
• Sensibilité : Questions de sécurité liées à la divulgation des données.

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Le cycle de gestion de l’information est basé sur les principes suivants

• Transformation : La transformation continue des données en information, et de l’information en savoir, pour la prise de décision ;
• Efficience : La gestion des données et de l’information est effectuée de manière proactive ; les responsables de la gestion, grâce à leur expérience, anticipent les besoins et sont prêts à y répondre rapidement ;
• Inclusion : La réussite de la mise en œuvre du cycle dépend de l’implication active du niveau opérationnel, de la direction et d’autres parties prenantes ;
• Qualité : La précision et la ponctualité des données sont contrôlées et vérifiées à différents niveaux, avant l’organisation pour analyse ;
• Cohérence : La collecte de données ventilées, en association avec la définition des termes techniques clés, assure aux questions analytiques des résultats objectifs et réplicables ; ceci permet de prendre des décisions fondées sur des faits, plus transparentes et responsables ;
• Partage : Diffuser l’information aux parties prenantes – dans le cadre et en dehors du programme – de manière standardisée et via des formes variées de médias ; un tel partage encouragera ces acteurs à participer davantage au processus de planification, de mise en œuvre et de suivi.